Tatacara Penggunaan Email

Tatacara ini saya buat untuk rujukan staff di pejabat saya (gomen). tapi kebanyakan maklumat masih boleh diguna untuk pekerja swasta jugak jgk ;)

1. Akaun E-mel adalah hakmilik jabatan. Jabatan mempunyai hak untuk mengawasi dan memantau penggunaan e-mel . Taklimat Kesedaran kepada pengguna baru perlu bagi meningkatkan kecekapan komunikasi elektronik . Permohonan akaun e-mel jabatan mestilah secara rasmi. Maklumkan kepada pentadbir e-mel sekiranya bercuti panjang. Akaun e-mel yang tidak aktif melebihi 30 hari secara berterusan boleh dibatalkan .
2. Tidak dibenarkan menyimpan e-mel di server e-mel jabatan. Muat turun ke local disk PC. Pengguna web mel perlu membuat penyelenggaraan kotak mel sendiri agar tidak melebihi kuota yang ditetapkan , Hadkan saiz dan bilangan fail yang dilampirkan ke dalam mesej.
3. Bagi menyedia dan mengedit e-mel, beri tumpuan kepada tajuk dan kandungan e-mel supaya bersesuaian . Gunakan huruf kecil dan huruf besar di tempat yang sesuai. Fail dilampirkan sekiranya ia benar-benar diperlukan. Lampiran menggunakan format .exe, .com dan .bat tidak dibenarkan.
4. Untuk menghantar e-mel, pastikan dengan betul alamat e-mel yang hendak dihantar . Salinan kepada (cc) boleh digunakan apabila e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain dan elakkan daripada menggunakan bcc (blind cc) .
5. Gunakan arahan reply untuk menjawab e-mel kepada penghantar sahaja (from). Gunakan arahan reply all untuk menjawab kepada penghantar dan individu lain yang terdapat dalam ruangan salinan kepada (cc). Gunakan arahan forward untuk memanjangkan e-mel yang diterima kepada individu lain. Jika anda perlu semak atau membuat susulan semula ke atas e-mel tersebut, tandakan dengan tanda susulan (follow-up flag) untuk tindakan susulan. Amalkan penggunaan e-mel jawab automatik.
6. Pengurusan e-mel adalah tanggungjawab pengguna sendiri. Periksa kotak mel anda di server e-mel jabatan sekurang-kurangnya sekali sehari. Padamkan mesej-mesej yang tidak lagi diperlukan. Hapuskan e-mel spam dan bervirus sebaik sahaja anda menerimanya. Salin mesej-mesej lama yang penting yang telah berjaya dikirim dari folder Sent Item ke folder lain untuk archive sebelum dihapuskan. Sentiasa pastikan senarai alamat-alamat e-mel dikemaskini.
7. Bagi memastikan keselamatan e-mel, lindungi sebarang maklumat terperingkat yang dihantar melalui e-mel. Simpan salinan mesej penting terutamanya lampiran diluar kotak e-mel (Cth: desktop, storan luaran) . Jangan hantar e-mel mengunakan akaun penguna dan katalaluan orang lain. Jangan gunakan e-mel rasmi jabatan untuk pendaftaran di internet bagi mengelak menerima e-mel spam. Penerimaan e-mel dari yahoo.groups atau lain-lain melalui sistem e-mel jabatan juga perlu disekat.